マンションの管理会社選びに失敗しない方法や変更時の注意ポイント

マンションの規模によっては必ずしも必要ではありませんが、管理会社に依頼した方が住民にとって快適な住環境となります。マンション経営する人は、様々ある管理会社からどの企業をピックアップした方が良いのでしょうか。
このページでは、管理会社の詳しい業務内容について解説しながら、管理会社の選び方のコツ、途中で管理会社を変える方法などについても紹介します。会社選びに失敗して後悔しないように、本記事をぜひお役立てください。

マンションの管理会社とは

まずは、マンション管理会社の概要について解説します。マンションには管理組合があり、この組織によってマンション管理することもできますが、大規模なマンションであれば、専門的な知識を問われることもあり、基本的にはマンション管理会社に業務を依頼することになります。
管理会社の基本的な仕事内容は、建物の修繕やメンテナンス、掃除などを行い、住民が快適に過ごせるようにすることです。管理業務を専門的に担うだけですので、管理のメインとなるのは、あくまでも管理組合となります。

マンション管理会社の業務内容

マンション管理会社の具体的な業務内容について見ていきましょう。事務管理やマンション管理人業務、クリーニング、設備など、多岐に渡る仕事をしていますが、それぞれについて理解を深めることで、管理会社選びにも役立ちます。

事務管理の仕事あり

マンション管理会社は、事務管理の仕事をしています。例えば、会計報告がそうです。管理費や修繕積立金をチェックしたり、予算案や決算書の作成も業務の一環です。また、管理費用などを滞納している人に督促することも業務に含まれます。

マンション管理人の業務がある

マンション管理人の業務は、出入り口にて訪問者への対応や受付を行うものです。マンションの防犯上、非常に役に立ちます。受付だけではなく、メンテナンス業者への立ち合いや備品管理、巡回点検、組合への報告なども仕事内容です。
受付、立ち合い、報告、点検以外にも、清掃が含まれることもあるでしょう。また、マンション管理人の対応によって、マンション居住者の満足度は大きく変わります。

クリーニングも行う

マンションのクリーニングは、大きく分けて3つに分類されています。日々行う「日常清掃」では、エントランス、ゴミ置き場、廊下、階段などを掃除します。日常清掃は、管理人ではなく、派遣した清掃員が担うこともあります。
「定期清掃」は、専門器具を使用しなければできない場所のクリーニングです。落書きなども定期清掃で除去することになるでしょう。そして、高い場所の窓ガラスなどを掃除する「特別清掃」もあります。マンションは、共有している部分が広いため、少しでもクリーニングを怠ると、汚れが目立ってしまうでしょう。

設備のメンテナンス

建物や設備の管理も重要な任務です。電気、ガス、給排水、エレベーター、警報機、消火器などを点検することになります。これらをメンテナンスしなければ、住民に大きな被害を被ってしまいますので、管理会社は定期的にチェックしていますし、場所によっては法律でも定められています。

マンションと言えば大規模修繕

他にも、長期修繕計画作成を担ったり、非常事態における緊急対応、防犯対策などもマンション管理会社の業務内容です。もちろん、マンションの規模が大きくなればなるほど、仕事量は多くなりますので、管理組合だけでは追いつけないことが考えられます。

・事務管理や管理人業務
・清掃や設備の点検も
・長期修繕計画作成も担う

失敗してしまう管理会社の選び方

マンション経営において重要な役割を担う管理会社は、慎重に選ぶべきです。途中で会社を変える際、適当に選択すると、大きなリスクを負ってしまう可能性があります。失敗してしまう管理会社の選び方から、成功する秘訣を学びましょう。

すべて会社任せにしない

管理会社を決定して、管理のすべてを会社に任せてしまうのは、大変危険です。どのように管理しているのかわからないのであれば、勝手なことをされてしまうことも考えられますし、すべて丸投げしてしまうと、管理会社側も、1つ1つの業務をきっちりするとは限らないでしょう。
管理会社選びに限らずですが、マンション経営のあらゆる側面において、すべて人任せは避けてください。その意識は、管理会社選びにも影響があります。もちろん、管理会社にマンション管理を任せるべきではありますが、自身でもできる限りチェックするようにしましょう。

物件数だけでは選ばない

管理会社によっては、たくさんの物件を管理していることがあります。依頼側としては、実績豊富で頼りがいのある存在に感じますが、決してそんなことはありません。
管理している物件が多い場合、担当者がオーバーワークであり、綿密な管理業務を行っていない可能性もあるでしょう。実績だけで判断するのではなく、どのような管理を行っているのか確認するようにしましょう。

口コミだけを当てにしない

管理会社選びに限らないですが、情報を収集する時、口コミや評判をネットなどでチェックすることがあります。とりわけ口コミは、主観的な内容が多く、参考にならない可能性も高いです。自身の物件には全く関係ないことも考えられますので、口コミを100%信用しないことは、会社選びにおいて重要です。

営業担当だけの話を鵜呑みにしない

営業担当とコミュニケーションをすることがありますが、営業担当は、現場のすべてを知っているわけではありません。そのため、すべての話を信用し、後でトラブルが発生することもゼロパーセントではないでしょう。もちろん、営業担当の話にも耳を傾けるべきですが、現場担当者とも必ずコミュニケーションをするようにしましょう。

テレビコマーシャルに踊らされない

管理会社を広告・宣伝しているテレビコマーシャルは、良いイメージを与えるために作られたもので、どのように管理しているのか、実態がわからないものです。もちろん、参考にはするべきですが、イメージの良さだけで会社を選ばないようにしましょう。何も調べずに選んでしまうと、契約後に後悔してしまうかもしれません。

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・適当な会社選びはNG
・口コミだけを信用しない
・現場担当者とも話し合う

マンション管理会社を変更することも可能

マンション管理会社を変更する際のフローや、メリット、デメリットについて解説します。併せて、注意点についても触れていきましょう。途中で管理会社を変えることもあるかもしれませんので、ぜひ参考にしてください。

問題を明らかにするところからスタート

まずは、なぜ管理会社を変更するのか、問題点を明らかにしましょう。きちんと業務を遂行していない、全く修繕対応しないなど、様々な理由が挙げられます。そして、ピックアップした様々な問題を、理事会に報告します。住民アンケートなどを行い、理事会でも問題を明確にして、管理会社に改善を求めます。
それでも問題がクリアされなかった場合は、管理会社を変更するために、問題を総会へ報告することになります。新しい管理会社の絞り込みを行い、今までの会社と解約します。アンケートで管理会社への不満が多くなければ、新会社への移行はできないかもしれません。

メリットはコストを抑えることができる

管理会社を変更することで、コストダウンすることは可能です。マンションを買った時点では、管理会社を選定することはできませんが、後で変更できますので、各会社の特徴などを確認してみましょう。そして、コストを抑えるメリット以外にも、メンテナンスやクリーニングの質を上げることもできます。
「しっかりと掃除していなかった」、「メンテナンスや修繕をしなかった」という管理会社だった場合、変更することで、質の高い管理業務を行ってくれます。もちろん、掃除や点検が隅々まで行き届いているマンションは、住民にとっても居心地が良いです。

住民を不安にさせるデメリットも

今まで一回も管理会社の変更をしたことがない時は、住民を不安にさせてしまうことが考えられます。そのため、先にアンケートを取り、住民減少リスクを回避しましょう。また、コストを抑えることができても、その分、管理の質が低下してしまうかもしれません。費用面だけではなく、様々な角度から会社をチェックしてください。
また、管理会社と管理組合の取り決めを、新会社に引き継ぐことは、割と難しいです。なぜなら、個別でのケースがあるからです。新会社に変更した方が、管理が悪くなる可能性もゼロパーセントではありません。少なくとも、新しい会社に変更してもメリットばかりではないことを頭に入れておきましょう。

変更する時には注意ポイントがある

新しい管理会社に決定した際は、引継ぎを行います。会計、設備、書類管理などの引き続き期間は、おおよそ3カ月程度。引き継いでいる期間の管理費用は、新しい会社に支払うことが一般的ですが、契約書などに記載のある解約条件を確認して、間違った対応をしないようにしましょう。

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・会社の変更理由を考える
・利点はコストダウン
・欠点は質の低下の可能性

マンション管理会社の選び方のコツ

マンション管理会社の選び方のコツは、まずは委託方式の種類を知ることです。全部委託方式と一部委託方式があり、それぞれに特徴があります。また、会社の種類についても理解しておきましょう。独立系とデベロッパー系があり、各々の長所と短所が異なります。

委託方式の種類を知る

マンション管理の全てを任せる「全部委託方式」は、管理組合の負担を減少させ、しかも、管理の質を挙げられる種類です。持ち回りで役員を行っている場合、どうしても管理意識が希薄になってしまいます。「全部委託方式」を採用すれば、管理の質を保つことができるでしょう。しかしながら、全てを任せきりになってしまうことは、デメリットとして挙げられます。
一部委託方式は、清掃などの一部業務を、別の会社に発注するスタイルです。メリットは、コストを抑えられ、管理組合側で専門業者を選定できること。しかしながら、契約を管理する負担は大きくなり、専門会社と交渉しなければなりません。
管理会社を利用しない方法もありますが、コストは抑えられるものの、管理組合の負担は非常に大きくなります。自主管理ではなく、いずれかの委託方式を採用した方がマンション管理は安心でしょう。

会社の種類を理解する

管理会社には、大きく分けて2種類あります。それは、デベロッパー系管理会社と独立系管理会社です。デベロッパー系管理会社は、親会社に建設企業があり、対応がきめ細やか。管理会社を変更しづらく、費用も高めになってしまいますが、大手企業がバックボーンだからこそ、安心して管理を任せることが可能です。
独立系管理会社は、建設グループに所属している企業ではなく、管理費用が安めです。しかしながら、費用が抑えられている分、質が低くなってしまうリスクがあります。どちらにもメリットとデメリットがありますので、マンションに合った管理会社を選び、良い関係性を築きましょう。

各サイトで登録業者情報をチェック

国土交通省やマンション管理業協会のサイトで、登録業者の情報を確認できます。過去に起こしたトラブルや実績なども閲覧できますので、選定する際に役に立つでしょう。登録番号のカッコ内の数字は更新回数になりますので、回数が多ければ多いほど、安心感が高まります。
また、各管理会社のホームぺージで、サービス内容や費用面だけではなく、マンション管理士の数や管理している物件数をチェックすることをおすすめします。

・委託方式で特徴が違う
・管理会社の種類を知る
・公式サイトを利用する

優良なマンション管理会社と契約しよう

マンションの掃除や修繕、メンテナンスなどを行う管理会社によって、住民の満足度は大きく違います。管理会社を選ぶ際は、全てを任せきりにするのではなく、現場担当者に会って、直接話を聞くようにしましょう。口コミだけをあてにするような選び方は避けてください。
途中でマンション管理会社を変更する際は、問題を明らかにしてから、理事会、総会に報告します。会社を変更することでコストダウンできるかもしれませんが、管理の質が劣ることも考えられますので、注意が必要です。選び方のコツは、委託方式や会社の種類について理解を深め、公式サイトで企業の特徴を調べるようにしましょう。
マンションを適切に管理することで、入居率などに影響があります。自分の目で確かめて、経験豊富な管理会社と契約し、マンション経営をスムーズにしましょう。

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