閉鎖事項証明書とは?書類の見方や取得方法・使い道などを紹介

不動産取引の際には、登記事項証明書という登記情報を記した書面を用いることがあります。これにはいくつかの種類があり、閉鎖事項証明書はそのひとつです。

閉鎖事項証明書はあまり使用されない書類ですが、一部のシーンでは必要な情報を得るのに役立つため、どのようなものなのか、取得や活用の方法も含めて知っていきましょう。

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閉鎖事項証明書とは閉鎖された建物の登記記録情報が記載されている書面

閉鎖事項証明書とは簡単にいえば、閉鎖事項証明書は建物や土地についての、閉鎖された登記登録情報が記載されている書面です。登記の情報は履歴となって積み重なりますが、一部の情報は閉鎖され、通常の登記事項証明書には記載されなくなります。

登記の種類登録事項証明書の種類
不動産
  • 全部事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 閉鎖事項証明書
商業・法人
  • 履歴事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 閉鎖事項証明書

登記には不動産と商業・法人の2つがあり、それぞれで発行できる登記事項証明書は3つずつです。それぞれ共通する現在事項証明書は、現時点での登記情報や権利関係を知る際に利用できますが、過去に閉鎖された情報は掲載されません。

また、全部事項証明書は登記情報の全てが記載されていますが、閉鎖された登記情報は例外的に除かれています。閉鎖事項証明書は、他のどの登記事項証明書にも掲載されない内容が確認でき、得られる内容は限定的ですが、特定のシーンで役立つことが多いです。

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不動産登記の場合の使い道

実際に、どのようなシーンで閉鎖事項証明書が活用できるのかを知っていきましょう。閉鎖事項証明書の活用方法は、不動産登記と商業・法人登記で異なります。

  • 土地の素性を調べる
  • 現在では残っていない土地や建物の証明

不動産登記では、これら2つのシーンで活用できます。

土地の素性を調べる手段として有効

建物のように取り壊しがない土地は、はるか昔から存在しており、過去分の登記情報の多くは閉鎖されています。そのため、その土地がどのような素性を持っているのか、過去の履歴から調べる手段として、閉鎖事項証明書が用いられます。

例えば、住宅地として購入する場合は、土壌汚染の心配がある化学工場や、産廃場などの跡地は避けたいと考える人が多いでしょう。また、地盤の強さなどを確認するために、畑や沼地などではなかったかを確認したい人もいます。

その土地がどのような性質を持っているのか、過去の情報からひも解くことができるため、土地調査の手段として閉鎖事項証明書は有効です。

現在では残っていない土地や建物の証明

閉鎖事項証明書には、合筆によって閉鎖した土地の情報や、取り壊し、あるいは滅失した建物の情報が記載されています。かつては存在していた土地や建物の証明のために、閉鎖事項証明書が用いられることも多く、不動産の所有権を示す証拠として利用する場合もあるでしょう。

また、現在住んでいる土地や建物のルーツを探ることもできるため、過去にどのようなことがあって、今につながっているのかを調査するためにも使用できます。

商業・法人登記の場合の使い道

商業や法人登記での閉鎖事項証明書は、次のような使い道で利用されることが多いです。

  • 履歴事項証明書の以前の情報を証明
  • 合併や移転の情報の証明

不動産登記とは利用方法や性質が異なるため、混同しないように注意しなければなりません。

履歴事項証明書の以前の情報を証明

商業・法人登記において過去の登記情報を調べるためには、履歴事項証明書を用います。しかし、履歴事項証明書でさかのぼれる範囲は決まっているため、それ以前の情報を取得する際に閉鎖事項証明書が使用されます。

履歴事項証明書では、交付請求日の3年前の年の1月1日以降の登記記録が記載されるため、3年以上前の記録を見るためには、閉鎖事項証明書を取得しなければなりません。

例えば、2019年の11月に履歴事項証明書を交付した場合は、3年前の2016年の1月1日以降からの記録のみ記載されるため、2015年以前の記録が見たい場合は閉鎖事項証明書が必要です。

合併や移転の情報の証明

商業・法人登記なら、合併や移転などで閉鎖された情報を確認するために、閉鎖事項証明書を用います。他社に吸収合併されたり、所在地が別の管轄の法務局へ移転したりした場合から、有限会社や持ち分会社などからの株式会社への商号変更、倒産による精算決了も登記情報の閉鎖要因に該当します。

交付請求日の3年以上前の履歴は閉鎖されますが、それだけではなく、各種変更点によっても登記情報は閉鎖され、それらを証明するために閉鎖事項証明書を用いると考えましょう。

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閉鎖事項証明書の見方

実際に不動産の閉鎖事項証明書を取得する場合に備えて、どのように内容を確認するのか見方を知っておくことが大切です。

証明書の上部に「閉鎖事項証明書」と書かれており、下部にも「閉鎖された事項」と記載されているため、これらの表記があるか確認して、発行した登記事項証明書の種類が間違っていないかチェックしておきましょう。

閉鎖事項証明書の表題

閉鎖事項証明書の上部には、表題部として以下のような該当不動産の基本情報が記載されています。

  • 不動産番号
  • 所在図番号
  • 所在
  • 家屋番号
  • 種類
  • 構造
  • 床面積

また、登記設定の日付けや閉鎖された原因なども記載されており、どのような経緯をたどったのかが簡易的に把握できます。表題部は不動産や所在図、家屋などの各種番号から、正確な所在地まで確認できる、もっとも基本的な項目です。

不動産権利関係

権利部では、甲区と乙区の2つがあり、甲区では所有権に関する内容が、乙区では所有権以外の権利関係についてが記載されています。乙区では抵当権や貸借権といった権利の保存や移転、処分などについてが記載されていますが、該当する権利の移動や設定などがない場合は、記載はありません。

一方、甲区には所有権の保存や移転、処分などの記載があり、いつ所有権が保存されたか、誰に移転されたか、どのように権利が処分されたかなど、該当不動産の所有権の流れを追うことができます。

用途を記した地目

土地の閉鎖事項証明書では、用途を記した地目として、以前どのような目的で使用されていたのかを確認できます。土地の用途から、地盤の強さや汚染の有無などを確認できるため、土地の購入や活用を考えている人はチェックしておきたい項目といえます。

閉鎖事項証明書の取得方法

閉鎖事項証明書をスムーズに取得するためには、手順を知っておくことが大切です。

  • 必要なものを準備
  • 法務局・オンラインで取得
  • 手数料の支払い

以上の通りステップは大きく3つですが、詳細な方法はいくつかあるため、自分に合ったやり方を用いましょう。

まずは必要なものを準備する

閉鎖事項証明書を取得する際には、次のものを用意しなければなりません。

  • 登記事項証明書交付請求書
  • 該当不動産の地番と家屋番号

登記事項証明書交付請求書は、法務局のホームページにてダウンロード可能です。交付請求書の記入時に、地番や家屋番号などを用いますが、それだけでなく登記登録上の住所も必要です。登記登録上の住所と実住所は、異なっていることもあるため、間違いのないように確認しておかなければなりません。

各種情報は、登記権利証や固定資産税の通知書に記載されています。また、商業・法人登記の場合は、地番と家屋番号ではなく、商号と本店の所在地の情報が必要です。

参考:法務局

法務局の窓口か設置端末での取得方法

法務局に出向く取得方法では、窓口か法務局に設置してある端末を利用して申請を行います。窓口申請の場合は、登記事項証明書交付請求書を記載して提出します。

設置端末で申請する場合は、端末にて情報を検索してそのまま申請するため、申請書の記入が不要で便利です。法務局での受付時間は8時30分~17時15分までのため、時間内に申請できるように余裕を持って行動しましょう。

オンラインによる取得方法

法務局の窓口での申請だけでなく、登記・供託オンライン申請システムから申請することも可能です。システムを利用するためには、簡単なアカウント登録が必要です。

アカウント登録を行ったあとは、ホーム画面の「かんたん証明書請求」からログインし、画面の案内に従って操作を進めて、閉鎖事項証明書の請求を選択します。オンライン申請では、同画面から別の種別の登記事項証明書も請求できるため、種類を間違えないように注意が必要です。

オンライン申請では、登記事項証明書の受け取り方法を、自宅への郵送か法務局窓口での受け取りかに選択できます。受け取り方法の選択が可能で、かつ8時30分から21時までと受付時間も長いため、窓口での申請より便利に利用できるでしょう。

参考:登記・供託オンライン申請システム

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手数料を支払う

閉鎖事項証明書の発行には手数料が必要で、請求方法によって手数料は異なります。

  • 窓口請求:600円
  • オンライン請求郵送受け取り:500円
  • オンライン請求窓口受け取り:480円

それぞれ1部の料金で、2部以上請求する場合は部数に応じて金額が加算されます。オンライン申請で窓口受け取りをすればもっとも安く済み、スムーズに行くと当日取得も可能なためおすすめです。オンライン申請の郵送受け取りは、法務局に出向く必要がないため便利ですが、受け取りまでに2~3日かかるため、即日必要な人にはおすすめできません。

窓口での申請の場合は、費用は収入印紙によって支払い、法務局のほか郵便局やコンビニなどでも購入できます。オンライン申請は、インターネットバンキングや電子納付が可能なATMから支払えます。

閉鎖事項証明書の閲覧のみも可能

法務局やオンライン申請で、閉鎖事項証明書を発行しなくても、オンライン上で登記事項証明書を閲覧することは可能です。登記情報提供サービスなら、個人は300円、法人は700円の費用で登録でき、ファイル閲覧費用144円を支払うことで、閉鎖事項証明書をPDFで確認できます。

システムの利用時間は8時30分から21時までで、平日のみ利用可能です。オンライン上で簡単に情報が確認できて便利ですが、あくまで利用できるのは閲覧のみです。

PDFで確認できる閉鎖事項証明書には法的な効力はなく、たとえ印刷しても利用はできないため注意しましょう。法的な効力を持つ書類として、閉鎖事項証明書を提示する場合は、法務局やオンライン申請によって、書類を発行してもらわなければなりません。

参考:登記情報提供サービス

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閉鎖事項証明書をスムーズに準備しよう

土地や建物の閉鎖された情報が記載されている閉鎖事項証明書は、法務局の窓口やオンラインからの申請が可能です。限定的な記載内容ではあるものの、利用するシーンもあるため、必要な場合に備えて取得方法は頭に入れておく必要があります。必要になったときにはスムーズに準備し、適切な情報を揃えて不動産取引を上手に行いましょう。


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